Większość regulacji i procedur można znaleźć w materiałach właściwych instytucji. Problem zaczyna się wtedy, gdy rzeczywista sprawa nie mieści się idealnie w standardowym scenariuszu.
System mówi, co zrobić. Nie zawsze mówi, dlaczego proces stanął.
Procedury zmieniają się, pojawiają się nowe wymagania, a część praktyki administracyjnej ujawnia się dopiero podczas prowadzenia konkretnej sprawy. Wtedy samo powtarzanie, że „wcześniej działało inaczej”, niczego nie rozwiązuje.
Zbieramy fakty i dokumenty, sprawdzamy aktualną procedurę i kontaktujemy się z właściwą instytucją. Czasem oznacza to wizytę w urzędzie, rozmowę z ministerstwem, ambasadą lub osobą odpowiedzialną za dany etap. Innym razem trzeba ustalić status dokumentu u zewnętrznego operatora obsługującego część procesu.
Nie chodzi o specjalny dostęp
Chodzi o umiejętność ustalenia, gdzie znajduje się problem, kto rzeczywiście może go wyjaśnić i jaki następny krok jest zgodny z procedurą. Jeżeli sprawa wymaga licencjonowanego prawnika, doradcy podatkowego, audytora albo innego specjalisty, włączamy go do procesu.
Jeżeli czegoś nie wiemy - sprawdzamy. Jeżeli coś się zmieniło - reagujemy.